Нормативно-правовой акт - Постановление № 87 Об утверждении Положения об архиве администрации Известковского городского поселения от 19.05.2016
Раздел нормативно-правовых актов - Постановления 2016 год

Муниципальное образование «Известковское городское поселение» Облученского муниципального района

Еврейской автономной области

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

18.05.2016                                                                                                          № 87

Об утверждении Положения об архиве администрации Известковского городского поселения

         На основании Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Устава муниципального образования «Известковское городское поселение», в целях обеспечения сохранности, хранения, комплектования, учета и использования документов, образующихся в процессе деятельности администрация городского поселения

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

         1. Утвердить Положение об архиве администрации Известковского городского поселения.

         2. Признать утратившим силу постановление главы администрации городского поселения от 18.04.2006 № 18 «Об утверждении архива Известковского городского поселения».

         3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации городского поселения Н.С. Кузнецову.

         4. Опубликовать настоящее постановление в «Информационном вестнике» Известковского городского поселения.

         5. Настоящее постановление вступает в силу после дня его официального опубликования.

Глава администрации

городского поселения                                                                          Г.В. Козлова

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации

городского поселения

от 18.05.2016 № 87

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве администрации Известковского городского поселения

1. Общие положения

1.1. Документы Собрания депутатов Известковского городского

поселения и администрации Известковского городского поселения, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, относятся к составу Архивного фонда Российской Федерации, подлежат постоянному хранению в архивном отделе администрации Облученского муниципального района. До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах, установленных действующим законодательством сроков, хранятся в администрации Известковского городского поселения.

         1.2. Администрация Известковского городского поселения обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности Собрания депутатов Известковского городского поселения и администрации Известковского городского поселения. В соответствии с действующими правилами, обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение.

         Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет средств администрации Известковского городского поселения.

         1.3. В администрации Известковского городского поселения для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение создан архив.

         1.4. В своей работе архив руководствуется законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти), законодательством Еврейской автономной области, муниципальными правовыми актами, методическими документами органа управления архивным делом области, настоящим Положением.

         1.5. Положение об архиве разрабатывается на основании примерного положения, утверждается постановлением администрации Известковского городского поселения после согласования с экспертной - проверочной методической комиссией (ЭПМК) органа управления архивным делом  области.

         1.6. Контроль за деятельностью архива осуществляет глава Известковского городского поселения.

         1.7. Методическую и практическую помощь архиву оказывает архивный отдел администрации Облученского муниципального района.

         2. Состав документов архива

         В архив поступают:

         2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образующиеся в деятельности Собрания депутатов Известковского городского поселения и администрации Известковского городского поселения, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

         2.2. Научно-справочный аппарат к документам архива.

         3. Задачи и функции архива

 3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен раздел 2 настоящего положения;

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Собрания депутатов Известковского городского поселения и администрации Известковского городского поселения.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Разрабатывает и согласовывает с архивным отделом администрации Облученского муниципального района графики представления описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭПМК органа управления архивным делом области и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение;

3.2.2. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) администрации Известковского городского поселения и ЭПМК органа управления архивным делом области;

3.2.3. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы, обработанные в соответствии с требованиями, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов; периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку их наличия и состояния;

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно – справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам;

3.2.6. Организует использование документов:

- информирует руководство и работников администрации Известковского городского поселения о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;

- исполняет запросы организаций и граждан, в том числе социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использование документов, хранящихся в архиве.

3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК администрации Известковского городского поселения;

3.2.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатур дел Собрания депутатов Известковского городского поселения и администрации Известковского городского поселения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в муниципальный архив;

3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства администрации Известковского городского поселения;

3.2.10. Ежегодно представляет в архивный отдел администрации Облученского муниципального района сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива на 01 декабря текущего года);

3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в муниципальный архив Облученского муниципального района документы Архивного фонда Российской Федерации.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Требовать от сотрудников администрации Известковского городского поселения своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

4.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами Собрания депутатов Известковского городского поселения и администрации Известковского городского поселения;

4.3. Запрашивать от сотрудников сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения всех возложенных на архив задач и функций;

4.4. Участвовать в мероприятиях, проводимых органом управления архивным делом области, архивным отделом администрации Облученского муниципального района, по вопросам архивного дела.

5. Ответственность

Ответственный за архив совместно с главой Известковского городского поселения несут ответственность за:

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

- утрату и несанкционированное уничтожение документов;

- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.