Нормативно-правовой акт - Постановление № 103 от 20.08.2014 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Собрании депутатов и администрации городского поселения от 20.08.2014
Раздел нормативно-правовых актов - Постановления 2014 год

                                                                            УТВЕРЖДЕНА

                                                                                          Постановлением                                       администрации

городского поселения

от20.08.2014г. № 103

Инструкция

по делопроизводству в Собрании депутатов, администрации городского поселения

1. Общие положения

1.Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) является нормативным документом, определяющим единый порядок работы с документами в Собрании депутатов и администрации городского поселения. Инструкция разработана с учетом рекомендации Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от27 ноября2000 г.№ 68), а также утвержденного постановлением Госстандарта России от03.03.2003ГОСТа Р.6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

2.Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемыми и др.

Компьютерные (автоматизированные) технологии работы с документами должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству.

1. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.
2. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами, обеспечение сохранности документов возлагается на главу городского поселения.

В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением установленного порядка работы с документами в Собрании депутатов городского поселения, администрации городского поселения распоряжением администрации городского поселения назначается ответственный за делопроизводство.

На ответственного за делопроизводство (далее специалист, ответственный за делопроизводство) возлагаются следующие основные функции:

• прием и учет поступающих в Собрание депутатов, администрацию документов;
• передача документов на рассмотрение главе администрации;
• учет и регистрация исходящих документов;
• контроль за прохождением документов у исполнителей;
• проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников администрации;
• печатание проектов актов исполнительной и распорядительной деятельности Собрания депутатов, администрации городского поселения;
• разработка номенклатуры дел Собрания депутатов, администрации городского поселения;
• формирование, оформление, учет, хранение, подготовка и своевременная передача дел на хранение в муниципальный архив.

2. Оформление управленческих документов

В городском поселении принимаются муниципальные правовые акты: Устав городского поселения; решения, принятые на местном референдуме; решения Собрания депутатов; постановления и распоряжения администрации, отнесенных к их полномочиям.

2.1. Подготовка и оформление документов на заседание Собрания депутатов

2.1.1. Подготовка проектов решений Собрания депутатов ведется в соответствии с планом проведения заседания Собраний депутатов.

2.1.2. Ответственность за качество подготовки проектов решений их визирование и согласование с заинтересованными сторонами несут ответственные специалисты, которые вносят эти документы.

2.1.3. Проверку проектов решений Собрания депутатов на соответствие Конституции Российской Федерации, федеральным и областным законам осуществляет специалист (юрист), на которого возложены обязанности по проведению юридической экспертизы актов.

Проекты решений Собрания депутатов визируются:

-специалистом, подготовившим проект;

- специалистом (юристом) администрации городского поселения;

- другими заинтересованными лицами.

2.1.4. Подготовленные проекты решений Собрания депутатов передаются специалисту, ответственному за организационную работу, не позднее 14 дней до заседания Собрания депутатов.

Повестка дня и все документы к заседанию Собрания депутатов рассылаются депутатам не позднее, чем за три дня до заседания.

2.1.5. Принятые решения не позднее трех дней после заседания Собрания депутатов дорабатываются разработчиками и направляются главе городского поселения для подписания.

Подписанные решения регистрируются специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, и рассылаются исполнителям.

2.2. Подготовка и оформление постановлений и распоряжений главы городского поселения и администрации городского поселения

2.2.1. Подготовка проектов постановлений и распоряжений ведется специалистом, ответственным за подготовку проектов в администрации.

2.2.2. Проверку проектов постановлений и распоряжений на соответствие Конституции Российской Федерации, федеральным и областным законам осуществляет специалист (юрист), на предмет соблюдения требований Инструкции по делопроизводству – специалист, ответственный за ведение делопроизводства.

2.2.3. Согласование проектов постановлений и распоряжений оформляется визой, включающей должность и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа.

2.3. Оформление протокола заседания Собрания депутатов городского поселения.

Ход обсуждения вопросов на заседании Собрания депутатов протоколируется.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений.

В протоколах должно быть отражено содержание всех выступлений по рассматриваемым вопросам, а также все изменения к проектам решений, принятым на заседании Собрания депутатов.

Протокол ведет и оформляет специалист, на которого возложены эти обязанности.

Протокол заседания Собрания депутатов содержит следующие элементы:

1. Наименование муниципального образования ("Известковское городское поселение").
2. Наименование муниципального района, в состав которого входит поселение (Облученский муниципального района).
3. Наименование субъекта (Еврейской автономной области).
4. Наименование органа (СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ).
5. Наименование вида документа (ПРОТОКОЛ).

Слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами и выравнивается по центру.

Например:

Муниципальное образование "Известковское городское поселение"

Облученского муниципального района

Еврейской автономной области

СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ

ПРОТОКОЛ

1. Дата, порядковый номер и место проведения заседания.

Дата проведения заседания печатается от левой границы текстового поля и оформляется цифровым способом. Элементы даты приводятся в следующей последовательности: день месяца, месяц, год (20.08.2014).

Номера протоколов заседаний состоят из знака № и порядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами в пределах срока полномочий Собрания депутатов (№ 2 (первый созыв), № 34 (второй созыв), № 175 (третий созыв)).

Место проведения заседания выравнивается по центру (пос.Известковый).

Например:

20.08.2014№ 25 (третий созыв)

пос.Известковый

7. Заголовок протокола отвечает на вопрос "чего" и содержит указание вида деятельности (заседание Собрания депутатов). Начинается заголовок с прописной буквы.

Например:

Заседание Собрания депутатов

8. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части после заголовка указываются инициалы и фамилия председательствующего на заседании Собрания депутатов.

После слова "Присутствовали" (печатается от границы левого поля) указывается перечень депутатов Собрания, а также инициалы, фамилии и должности лиц, принимающих участие в заседании Собрания депутатов.

Если число приглашенных превышает 15 человек, то к протоколу заседания Собрания депутатов прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола указывается только их общее число.

В том случае, если на заседании Собрания депутатов приглашенных 15 или менее 15 человек (15 чел., 14 чел., 10 чел. …), то во вводной части протокола заседания указывается перечень присутствующих лиц: фамилии, инициалы и должности, в алфавитном порядке.

Например:

Председательствующий - Р.М.Исмаилов, председатель Собрания

депутатов

Всего депутатов – 12

Присутствовали:

Депутаты Собрания депутатов: - И.О. Фамилия (в алфавитном порядке)

Приглашенные: 19 человек (список прилагается)

или

Приглашенные:

Вводная часть заканчивается повесткой дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение заседания Собрания депутатов, в порядке значимости, указываются инициалы и фамилии лиц, выступивших с докладами, содокладами и информацией. Каждый вопрос начинается с предлога "О" ("Об"). Слова "Повестка дня" пишутся от границы левого поля, а пункты повестки дня с новой строки с абзаца.

Например:

Повестка дня:

1. Об утверждении Положения "О постоянных комиссиях Собрания депутатов муниципального образования "Известковское городское поселение поселение".

Доклад И.О. Фамилия, председателя Собрания депутатов городского поселения.

Содоклад И.О. Фамилия, депутата от избирательного округа № ____.

2. …

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы строятся по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ.

Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ печатаются прописными буквами от границы левого поля.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. После слова СЛУШАЛИ ставится двоеточие, ниже с новой строки с абзаца указывается инициалы и фамилия докладчика в родительном падеже. Текст доклада (выступления) пишут в форме прямой речи. Если текст доклада представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишется - Текст доклада прилагается.

После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие, а ниже с прописной буквы излагается текст выступления.

Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в раздел ВЫСТУПИЛИ и оформляются по той же схеме (вместо слов вопрос и ответ пишут инициалы, фамилию и должность выступающего).

В тексте выступления целесообразно каждую новую мысль выступающего начинать с абзаца.

После слов РЕШИЛИ ставится двоеточие, а ниже с новой строки с абзаца приводится текст решения или оно прилагается к протоколу.

Например:

1. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия – Текст доклада прилагается (или кратко излагается доклад).

ВЫСТУПИЛИ:

1. И.О. Фамилия – депутат от избирательного округа № ____ – краткая запись выступления.
2. И.О. Фамилия – специалист по вопросам жилищно-коммунального хозяйства администрации городского поселения – краткая запись выступления.
3. И.О. Фамилия – депутат от избирательного округа № ____ – краткая запись выступления.
4. …

и т. д.

РЕШИЛИ:

Решение принято единогласно и прилагается.

Решение принято большинством голосов и прилагается.

Решение не принято (за – 3, против – 4, воздержался – 1).

Если решением утверждается какой-либо документ (например: "Положение", "Порядок" и т.д.), то данный документ прилагается к решению.

Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным, включать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопроса.

Протокол заседания Собрания депутатов подписывается председательствующим на заседании.

Например:

Председатель Собрания депутатов Личная подпись И.О. Фамилия

Принятые на заседании Собрания депутатов решения прилагаются к протоколу.

Документы в протоколе располагаются в следующем порядке: протокол, решения с приложениями к ним, доклады, справки, информации в порядке обсуждаемых вопросов, список приглашенных.

При оформлении решений заседания Собрания депутатов необходимо учитывать, что решения заседания Собрания депутатов должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание. Если заголовок превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля документа. Заголовок печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, переносы не желательны.

Например:

РЕШЕНИЕ

Об утверждении Регламента Собрания депутатов муниципального образования "Известковское городское поселение"

Не допускается оформление заголовка в следующем виде:

РЕШЕНИЕ

более 150 знаков

Об утверждении Программы "Строительство, реконструкция и капитальный ремонт объектов жилищно-коммунального хозяйства муниципального образования "Известковское городское поселение" к отопительному сезону 2014/2015 года"

В данном случае строку допускается продлевать до границы правого поля.

Например:

РЕШЕНИЕ

Об утверждении Программы "Строительство, реконструкция и капитальный ремонт объектов жилищно-коммунального хозяйства муниципального образования "изхвестковское городское поселение" к отопительному сезону 2014/2015 года"

Прилагаемые к протоколу решения в соответствии с Федеральным законом от06.10.2003№ 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" подписывают:

• решения Собрания депутатов по организационной деятельности Собрания – председатель Собрания депутатов;
• решения, регулирующие вопросы местного значения и устанавливающие правила, обязательные для исполнения на территории поселения – глава городского поселения.

2.4. Подготовка писем и телеграмм главы городского поселения, председателя Собрания депутатов, главы администрации

2.4.1. Оформление служебных и частных писем

2.4.1.1. По содержанию и назначению письма, как вид документа, могут быть: инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях:

• письмо оформляется на должностном бланке;
• письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письмо состоит из следующих основных частей:

обращение

вступление

основное содержание

заключение.

Если письмо состоит из двух частей, то первая – это обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, а вторая – заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение и т.п.

Письмо, состоящее из одной части – это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.

Текст письма не должен превышать 1-3-х машинописных страниц.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности и т.д.

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом, например:

Уважаемый Иван Иванович!

При обращении к высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии:

Уважаемый господин председатель!

В письмах – приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству:

Уважаемый Иван Иванович!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:

Уважаемые коллеги!

Пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас … , Сообщаем Вам … .

При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы:

Уважаемые господа, ваше письмо … .

Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

• ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорной, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;
• констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо-просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем" (информационное письмо).

Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.

Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой, например:

С уважением,

Глава администрации

городского поселения Личная подпись И.О. Фамилия

Номер в письме не указывается, дата и личная подпись необходимы.

Датой письма является дата его подписания.

Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.

Упомянутые виды писем являются официальными документами. Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма, исходя при этом из содержания.

Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

Проекты писем и телеграмм должны быть завизированы исполнителем, в левом нижнем углу проставляются инициалы, фамилия и номер телефона исполнителя.

2.4.1.2. Регистрационные номера к письмам и телеграммам присваиваются специалистом, осуществляющим делопроизводство. Для указанных документов ведется общая нумерация в пределах календарного года.

2.4.1.3. Подписанные руководителем письма и телеграммы передаются специалисту, осуществляющему делопроизводство, для рассылки.

3. Требования к оформлению документов

Документы в Собрании депутатов городского поселения (далее – Собрание депутатов), администрации городского поселения (далее – администрация) оформляются по установленной форме (на бланках) при помощи средств электронно-вычислительной техники (ЭВТ) должны иметь комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Формы документов должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

Документы изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Допускается также использовать бумагу формата А3 (297 х 420) для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета.

Бумага, применяемая для изготовления документов, должна быть белого цвета. Документы постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов.

Каждый лист документа должен иметь поля не менее, мм:

30 - левое;

10 - правое;

15 - верхнее;

20 - нижнее.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответственно следующие размеры полей не менее, мм:

30 - левое;

15 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

Документы Собрания депутатов, администрации могут изготавливаться на основе как углового (флагового), так и продольного (центрованного) расположения реквизитов. При угловом расположении – строки реквизитов располагаются в левой границе зоны расположения реквизитов и центрируются относительно реквизита "Наименование организации". При продольном - их границы продлеваются до границы правого поля документа (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются сотрудники администрации, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

Шаг письма и межстрочный интервал устанавливается по ГОСТ Р 6.10.5-87, в миллиметрах: 2,6 - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 - межстрочный интервал. Допускается использовать (в миллиметрах) шаг письма - 2,54, межстрочный интервал - 4,24.

При составлении документа на средствах ЭВТ с использованием различных текстовых редакторов следует высчитывать расстояние до реквизитов, между реквизитами (в миллиметрах), так как размер печатных знаков при использовании различных редакторов может не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машиной.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовой Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman или Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), № 14 для оформления текстовых материалов.

Текст документов печатается на бумаге формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, формата А5 - через 1 межстрочный интервал.

Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО

(1,5)

Заведующий финансовым

(1)

отделом

(1,5)

Личная подпись И.И. Иванов

(1)

04.05.2014

Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

Наименование вида документа печатается прописными буквами.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят.

Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля:

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов ПОСТАНОВЛЯЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;

5 - для начала абзаца в тексте;

32 - для реквизита "Адресат";

40 - для реквизита "Гриф утверждения документа";

16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;

48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст - через 1 межстрочный интервал.

При изготовлении документов на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются.

Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

3.1. Требования к оформлению стандартных реквизитов документов

В процессе подготовки и оформления документов используются его элементы, называемые реквизитами.

Состав реквизитов организационно-распорядительных документов определен ГОСТом.

3.1.1. Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации.

Государственный герб Российской Федерации помещают на документах в соответствии с Федеральным конституционным законом от25.12.2000№ 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (с изменениями, внесенными Федеральным конституционным законом от23.07.2013№ 4-ФКЗ).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на документах в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

На документах городского поселения, в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб этого образования.

Герб размещается на документах органов местного самоуправления муниципальных образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (нормативные правовые акты, письма и др.).

Изображение герба на документах с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле документа над серединой строк реквизита "Наименование организации", а на документах с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом "Наименование организации".

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на документах организаций в соответствии с Законом Российской Федерации от23.09.92"О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров" (с изменениями, внесенными Федеральным законом от11.12.2002№ 166-ФЗ).

Эмблему не воспроизводят на документе, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

3.1.2. Код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), код формы документа.

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ОГРН обязательно проставляется на письмах, в том числе направляемых в налоговые органы или органы статистики.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер входит в состав справочных данных об организации наряду с кодом ОКПО и ОГРН.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.1.3. Справочные данные об организации содержат сведения, важные для организации при информационных контактах.

Справочные данные об организации включают: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКПО; код по ОКУД; номера телефаксов, счетов в банке, ОГРН, идентификационный номер ИНН/КПП; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации.

Адрес организации пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, например:

ул. Капитана Ведина, д. 1, пос.Известковый, 679125.

3.1.4. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс0200000): постановление, распоряжение, решение, акт, справка и др.

Наименование вида документа печатается прописными буквами.

В письме наименование вида документа не указывается.

3.1.5. Дата документа - реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Если автором документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемых коллегиально (протоколы, акты и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа и в иных случаях.

При этом дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату25 февраля2015 г.следует оформлять:25.02.2015.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:05 января2015 г.Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру – обязательно.

В текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм, а также в документах, затрагивающих права граждан (о назначении и освобождении от должности, изменении фамилии, награждении, установлении надбавок к должностному окладу за выслугу лет, классный чин (квалификационный разряд), в документах по усыновлению, опеке и попечительству и др.) рекомендуется применять словесно-цифровой способ оформления даты.

Место проставления даты на документе зависит от вида документа. Если на документе отмечено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты никак не отмечено, дата проставляется ниже подписи.

3.1.6. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрации подлежат все создающиеся в органах местного самоуправления документы и поступающие из других организаций и физических лиц (кроме документов, не подлежащих регистрации в соответствии с Примерным перечнем документов, не подлежащих регистрации).

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Место проставления регистрационного номера зависит от вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

При регистрации писем, жалоб и заявлений граждан ставится первая буква фамилии автора и через косую черту - регистрационный номер.

3.1.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Ссылка на номер используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

3.1.8. В качестве Адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору

объединения "Агропром"

В.Д. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации городского поселений

Облученского муниципального

района Еврейской автономной области

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи: наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При количестве адресатов более четырех, рекомендуется составлять список рассылки документа.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Карепову А.К.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Двойные номера домов принято писать через косую черту, например: ул. Ильинка, д.90/2.

Литерные номера домов пишутся слитно с номером дома, например:

Театральный пер., д.5а.

Каждый элемент реквизита "Адресат" - наименование учреждения, подразделения, наименование должности, инициалы и фамилию получателя, почтовый адрес печатаются с новой строки, составные части реквизита отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами.

3.1.9. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации

муниципального

образования "Известковское городское поселение"

Облученского

муниципального района

Личная подпись Г.В.Козлова

12.04.2014

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длиной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава

администрации муниципального образования "Известковское городское поселение"

Облученского муниципального района

Личная подпись Г.В.Козлова

12.03.2014

При утверждении документа постановлением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением администрации

муниципального образования

"Известковское городское

поселение" Облученского

муниципального района

от04.05.2015№ 15

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.1.10. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, может включать инициалы и фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Н.И. Ивановой

А.А. Морозовой

Прошу подготовить

проект договора

с ОАО "Биробиджанстрой"

к12.02.2014

Личная подпись

10.02.2006

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте лицевой стороны первого листа документа (кроме полей) или на отдельном листе, приложенном к документу, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.1.11. Заголовок к тексту документа включает в себя краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

К тексту документов, оформленных на бумаге формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа, отвечая на вопрос "О чем? ("О ком?") ... , (Об изменении ... ", "О состоянии ... ", "О выделении ... " и т.д.).

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля документа.

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, переносы не желательны.

3.1.12. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, обозначенными распорядительным документом, организацией, направившей поручение, или резолюцией руководителя организации.

Срок проставляется в форме даты завершения исполнения. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К" и помещается на левом поле первого листа документа на уровне заголовка к тексту.

3.1.13. Текст документа должен быть кратким, четким, последовательным, обоснованным, исключающим возможность двоякого толкования, раскрывать существо вопроса, содержать анализ и оценку положения дел по обсуждаемой проблеме.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

Тексты подразделяются на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

При наличии приложений к документам в тексте на них обязательно делается ссылка.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу, указываются их реквизиты: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок, например:

В соответствии с законом Еврейской автономной области от15.12.2004№ 391-ОЗ «О внесении изменений в некоторые законы ЕАО о границах и статусе городских, сельских поселений в составе муниципальных районов».

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: распоряжения - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения.

В распорядительных актах, издаваемых на принципах единоначалия (постановления, распоряжения главы городского поселения и др.), а также в документах, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, ПРОШУ).

Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности (постановления, решения и т.д.) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).

В совместных постановлениях или решениях двух и более организаций текст излагается от глагола во множественном числе (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкции, правила), а также содержащих описание, подтверждение фактов и событий (акт, заключение, отчет, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комиссия установила"; "отдел осуществляет функции"; "в состав управления входят ... ").

В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа ("считаем целесообразным включить в план", "направляем заключение"); от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); от третьего лица единственного числа ("администрация не возражает").

При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (договоры, претензии, гарантийные письма и т.д.), рекомендуется использовать формы, содержащие постоянную информацию и пробелы для заполнения переменной.

Как правило, тексты документов должны быть написаны деловым стилем.

Специфика делового стиля определяется назначением документа.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления. Следует писать:

не "при сем направляем", а "направляем";

не "сего года", а "этого года (текущего года)";

не "настоящим сообщаем", а "сообщаем";

не "настоящий акт составлен", а "акт составлен".

В служебных документах неуместно употреблять выражения типа "Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности сообщить".

В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "он", например:

не "мы выполним", а "нами будет выполнено";

не "Вы предлагаете", а "Вами предложено".

Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты или события.

Текст акта состоит из двух частей. Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица).

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации.

Анкета - это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам.

Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, которые следует писать в единственном числе. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Сокращение слов в заголовках граф не допускается.

Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более, чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номера граф.

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.

Цифровые величины при перечислении (если есть дробные числа) разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

Повторяющиеся в графах цифры кавычками заменять нельзя.

Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.

В боковике после слов «Итого», Всего двоеточие не ставится.

В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой со скобкой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Примечания даются в конце приложения. Если есть сноски, то примечания даются после сносок.

3.1.14. Отметка о наличии приложения .

Приложения к постановлениям, распоряжениям главы городского поселения, администрации городского поселения оформляются на отдельных листах бумаги.

Приложения дополняют, разъясняют отдельные вопросы документа или документ в целом.

В приложениях к акту помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу делается отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера, например:

Приложение

к постановлению

администрации городского

поселения

от29.04.2014№ 39

При наличии нескольких приложений к документу они нумеруются арабскими цифрами, например: Приложение № 1, Приложение № 2 и т.д.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемые положения, программу, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом прилагаемом документе в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН прописными буквами без кавычек со ссылкой на нормативный акт (название распорядительного документа в творительном падеже), его дату, номер и оформляется аналогично приложению, например:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением

городского поселения

от30.01.2014№ 8

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, состав - УТВЕРЖДЕН, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, программа - УТВЕРЖДЕНА.

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ № " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к решению Собрания

депутатов

от15.05.2014№ 19

В документах отметка о наличии приложения может быть оформлена двумя способами.

Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на3 л.в 2экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров:

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров:

Приложение:в 3экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на2 л.в 1экз. в первый адрес.

Слово Приложение печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы; после слова Приложение ставится двоеточие.

3.1.15. В состав реквизита Подпись входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка, содержащая инициалы и фамилию, например:

Глава городского поселения Личная подпись И.О. Фамилия

Глава администрации

городского поселения Личная подпись И.О. Фамилия

В документах, оформленных не на бланках, указывается полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Глава администрации Личная подпись Г.В.Козлова

Главный бухгалтер Личная подпись С.А.Жухевич

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением:

Председатель комиссии Личная подпись Н.В. Бодягина

Члены комиссии Личные подписи А.А. Абрамова

И.К. Котова

Т.В. Лескова

Возможно расположение подписей по алфавиту фамилий.

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан и.о. руководителя или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство. При этом должна быть указана его фактическая должность и фамилия, например:

И.о. Директора Личная подпись П.П. Петров

Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности.

Допускается в реквизите "Подпись" центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Глава администрации Личная подпись Г.В.Козлова

3.1.16. Гриф согласования документа - реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа.

Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ведущий специалист 1 разряда

отдела бухгалтерского учета и

отчетности администрации

городского поселения

Личная подпись С.А.Жухевич

26.05.2014

Если согласование осуществляют письмом, решением, актом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

от25.02.2014№ 4

Слово СОГЛАСОВАНО печатается от границы левого поля прописными буквами на лицевой или оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа ниже реквизитов "Подпись" и "Визы согласования документа".

3.1.17. Визы согласования документа - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием (далее виза).

Согласование документа оформляется визой, включающей в себя должность и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:

Глава администрации

городского поселения

Личная подпись Г.В.Козлова

25.02.2014

Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе должностными лицами финансовых, экономических и иных служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, юристом.

Визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа ниже реквизита "Подпись".

Допускается оформление визы на отдельном листе. При оформлении виз на отдельном листе на нем указывается, к какому документу этот лист относится: наименование, автор, дата, номер.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

3.1.18. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

Администрация городского поселения использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением герба Еврейской автономной области или герба муниципального образования. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями № 1 в2002 г.).

Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативными актами.

Кроме того, применение гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения физических и юридических прав лиц, установлении фактов, вызывающих расходование денежных средств и материальных ценностей, а также на уставах (положениях) организаций, учреждений и предприятий, доверенностях, договорах, удостоверениях.

Оттиск печати проставляется на документах, оформленных с соблюдением действующих правил, подписанных и согласованных в установленном порядке.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи.

3.1.19. Отметка о заверении копии.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Снятие копий с документов, подписанных главой сельского поселения, допускается только с разрешения руководства администрации сельского поселения.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Главный специалист-эксперт

администрации городского поселения Личная подпись Н.С.Кузнецова

15.04.2014

Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для их соответствия подлинникам. При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, распоряжения, инструктивные письма и т.д.), копии рассылаемых документов следует заверять печатью организации.

3.1.20. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона.

Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа, например:

И.В.Петров или Иван Васильевич Петров

6 89 45 6 89 45

3.1.21. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении: слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ, например:

В дело №01-15

Личная подпись

01.04.2014

или

Издано распоряжение

от 14.02.2014 № 15-р

В дело № 01-01

Личная подпись

10.04.2014

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа.

3.1.22. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

3.1.23. Идентификатор электронной копии документа представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4. Контроль за исполнением решений Собрания депутатов городского поселения, постановлений и распоряжений главы городского поселения, главы администрации

4.1. Контролю подлежит исполнение решений, постановлений, распоряжений, рассмотренной корреспонденции; поручений главы администрации городского поселения.

4.2. Контроль и проверку исполнения решений Собрания депутатов, постановлений, распоряжений осуществляют специалисты администрации в соответствии с их функциями (далее – специалист администрации).

4.3. Специалист администрации обеспечивает: организацию контроля и проведение проверок исполнения решений, постановлений, распоряжений Собрания депутатов, главы городского поселения, главы администрации, готовит информацию на имя главы администрации о состоянии выполнения поручений, решений, постановлений и распоряжений; вносит предложения о привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном или ненадлежащем исполнении решений, постановлений, распоряжений, поручений к дисциплинарной ответственности.

4.4. Работа с письмами и обращениями граждан возлагается на специалиста администрации, ответственного за ведение делопроизводства.

4.5. Поручения, содержащиеся в решениях, постановлениях, распоряжениях исполняются в указанные сроки. Если срок не определен в поручении, он устанавливается в один месяц.

По окончании срока, определенного решением, постановлением, распоряжением, специалист администрации в 3-дневный срок представляет главе администрации информацию о выполнении (или невыполнении) данного поручения (с указанием причин, если поручение было не выполнено).

Поручения главы городского поселения, главы администрации с пометкой "срочно" исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов – в течение 10 дней.

4.6. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное первым.

4.7. О ходе выполнения каждого поручения представляется записка за подписью должностного лица, которому дано поручение, а в его отсутствие – лица, исполняющего его обязанности.

К запискам об исполнении поручений прилагаются подлинники документов, по которым были даны поручения.

4.8. Решение о снятии с контроля или продлении сроков исполнения документов принимает глава городского поселения, заместитель председателя Собрания депутатов, глава, заместитель главы администрации.

5. Прием, учет, регистрация и направление поступающих документов

5.1. Документы, поступающие (входящие) в Собрание депутатов городского поселения, администрацию городского поселения регистрируются специалистом, ответственным за ведение делопроизводства.

5.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

5.3. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов и сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах.

На поступившие документы проставляются порядковый номер и дата поступления.

Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению.

При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в нижнем углу делается отметка, что документ получен в поврежденном виде.

На пакетах с пометкой "Лично" проставляется дата поступления и учетный номер, они не вскрываются и передаются адресату.

5.4. Документы регистрируются в журнале учета поступившей корреспонденции или с применением автоматизированной системы учета.

Зарегистрированные документы передаются главе городского поселения, главе администрации городского поселения.

После возвращения документов от руководителя резолюции переносятся в журнал учета поступившей корреспонденции (на карточку) и вместе с документом передаются исполнителю.

В случае необходимости документ ставится на контроль.

При отправлении документа, подлежащего возврату, на первой странице документа ставится штамп "Подлежит возврату".

5.5. Специалист, ответственный за ведение делопроизводства, еженедельно сверяет наличие документов, находящихся на исполнении, с данными, занесенными в журнал регистрации входящей корреспонденции, требует исполнения сроков прохождения документов, указанных в резолюции, докладывает главе администрации о состоянии работы с документами.

5.6. Сроки исполнения документов, поступивших в Собрание депутатов, администрацию городского поселения, устанавливаются в календарных днях с даты их поступления.

Письма, документы, поступившие из Законодательного Собрания области, правительства области исполняются в сроки, указанные в этих документах.

Если в документе сроки не указаны, они указываются руководителем.

В остальных случаях сроки исполнения документа не должны превышать 10 дней.

Если на документе написана резолюция руководителя "ознакомить", то исполнитель знакомится с документом в течение 2-х дней.

6. Отправка документов

Исходящие документы передаются для обработки специалисту, ответственному за ведение делопроизводства.

На отправку передаются подлинник отправляемого документа и его второй экземпляр, а также подписанный исполнителем указатель рассылки.

Документы отправляются адресатам в день их передачи.

Заказная почта отправляется через отделение связи.

Неправильно оформленные для отправки документы возвращаются на доработку исполнителям.

В журнале регистрации исходящих документов записывается номер исходящего документа, дата регистрации, содержание, адрес, в который направляется документ.

7. Рассмотрение обращений граждан

7.1. Работа с обращениями граждан регламентируется Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» (в редакции Федеральных законов от 02.07.2013 № 182-ФЗ).

Согласно указанному закону делопроизводство по обращениям граждан в администрации городского поселения ведется отдельно от других видов делопроизводства.

7.2. Все поступающие в Собрание депутатов городского поселения, администрацию городского поселения письменные обращения граждан принимаются специалистом, ответственным за ведение делопроизводства.

7.3. Письма, обращения граждан регистрируются в журнале учета, заводится учетно-регистрационная карточка.

7.4. В журнале регистрации или учетной карточке фамилия и инициалы заявителя пишутся в именительном падеже. Если письмо подписано двумя и более авторами, то это письмо считается коллективным.

В журнале:

- делается отметка о том, кому адресовано обращение;

- отмечается вид обращения (жалоба, заявление, предложение). Если письмо переслано, то указывается откуда оно поступило, проставляются его исходящий номер и дата;

- заполняется адрес с соблюдением порядка, общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции;

- определяются и отмечаются социальное положение и льготный состав авторов обращений (инвалид ВОВ, реабилитированный, ветеран труда и т.д.);

- проставляется шифр темы согласно классификатору обращений. Тематический шифр должен соответствовать аннотации. Если в письме ставится ряд вопросов, то все они шифруются;

- направляются на рассмотрение и написание резолюции руководителю;

- передаются на исполнение с четким указанием действий по рассмотрению письма и даты исполнения.

7.5. Письменные обращения, в которых не указана или написана неразборчиво фамилия, которые не содержат данных о месте жительства заявителя либо о его работе или учебе, признаются анонимными.

В журнале регистрации в графе "Тип документа" делается запись "Анонимное". Анонимные письма рассмотрению не подлежат.

7.6. Обращения граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня поступления в первую инстанцию, а не требующие дополнительной проверки и изучения – безотлагательно, но не позднее 15 дней.

7.7. В случаях, если для рассмотрения обращения граждан необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятия других мер, сроки рассмотрения граждан могут быть продлены руководителем соответствующего органа, но не более чем на один месяц.

7.8. По результатам рассмотрения обращений граждан должно быть принято обоснованное решение, о котором сообщается заявителям в сроки, указанные в пункте 7.6. Если сроки рассмотрения обращения продлены, то о продлении срока должно быть сообщено лицу, подавшему заявление.

7.9. Отдельными актами законодательства предусмотрены сокращенные сроки рассмотрения заявлений и жалоб граждан. Сокращенные сроки установлены для разрешения заявлений и жалоб военнослужащих и их семей. Обращения рассматриваются - безотлагательно, но не позднее 7 дней. В соответствии с действующим законодательством срок может быть продлен, но не более чем на 15 дней.

7.10. Все без исключения обращения граждан, направленные на исполнение, ставятся на контроль.

На контрольном письме проставляется штамп "Подлежит возврату» вместе с ответом.

Специалист, ответственный за работу с обращениями граждан, анализирует ответы на контрольные письма, обращая особое внимание на качество и полноту решения поставленных в обращении граждан вопросов, заполняют в журнале графу "Отметка об исполнении и отправке ответа".

Руководитель списывает ответ "В дело" или принимает решение продолжить контроль за разрешением вопросов, поставленных в письме гражданина.

7.11. Руководителем осуществляется личный прием граждан по утвержденному графику.

7.12. Предварительная беседа с гражданами, пришедшими на прием к руководителю, организация проведения личного приема осуществляется работником, ответственным за работу с обращениями граждан.

Все необходимые данные о пришедшем на прием гражданине заполняются в учетно-контрольную карточку обращения или журнал личного приема.

7.13. По истечению квартала и года специалист, ответственный за ведение делопроизводства по обращениям граждан, готовит и представляет главе администрации городского поселения отчет о работе с обращениями граждан.

8. Формирование дел, хранение документов и передача их в муниципальный архив муниципального района

8.1. Составление номенклатуры дел

8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Собрании депутатов городского поселения (далее – Собрание депутатов), администрации городского поселения (далее – администрация) с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета и индексации дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного хранения и по личному составу.

В номенклатуру дел включаются дела, отражающие все документируемые участки работы Собрания депутатов, администрации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов.

8.1.2. Номенклатура дел Собрания депутатов, администрации составляется специалистом администрации при методической помощи муниципального архива муниципального района (далее – муниципальный архив).

Номенклатура дел Собрания депутатов, администрации утверждается главой администрации городского поселения после согласования с экспертно - проверочной методической комиссией (ЭПМК) при архивном управлении правительства Еврейской автономной области.

8.1.3. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования направлений (функций) администрации городского поселения.

Названия разделов в номенклатуре располагаются в соответствии с утвержденной организационной структурой Собрания депутатов, администрации.

После утверждения номенклатуры дел, глава администрации и специалисты получают выписки из номенклатуры для использования в работе.

Номенклатура дел Собрания депутатов, администрации в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Утвержденная и согласованная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и пересогласованию в случае коренных изменений функций и структуры Собрания депутатов, администрации.

8.1.4. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения направления деятельности (функции) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-05, где 02 – обозначение направления деятельности (функции), 05 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

В графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно- распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовок дела должен в краткой обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов, сложных оборотов. Если заголовок включает в себя термин "документы", то в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов: планы, списки, доклады и т.д.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей типового перечня управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

В графе "Срок хранения" указывается срок хранения дела, номера статей по данному перечню.

На делах временного хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, проставляются временный срок хранения и пометка "ЭПК".

В графе "Примечание" оговариваются некоторые особенности формирования дел, их заведения, месте хранения и др.

8.1.5. На начало года на все документы, предусмотренные номенклатурой, заводятся дела, на которых указываются: полное наименование Собрания депутатов, администрации, номер дела по номенклатуре и его заголовок, дата (год), срок хранения дела.

Если в течение года в Собрании депутатов, администрации возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

8.1.6. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

8.2. Формирование дел

8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Дела в Собрании депутатов, администрации формируются децентрализованно.

8.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов.

Дела с документами постоянного хранения должны быть сформированы только из первых экземпляров документов, подлинно подписанных.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "том 1", "том 2" и т.д.

8.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Распоряжения по основной деятельности формируются отдельно от распоряжений по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам в пределах календарного года. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Переписка с вышестоящими учреждениями группируется по определенным вопросам.

8.2.4. Документы в личных делах муниципальных служащих администрации располагаются в следующем порядке: опись документов, имеющихся в личном деле; дополнение к анкете; анкета; заявление о поступлении на муниципальную службу муниципального образования; документы о прохождении конкурса на замещение вакантной муниципальной должности муниципальной службы (если гражданин принят на муниципальную службу по результатам конкурса) либо испытания, если таковое устанавливалось; трудовой договор (контракт); копии документов об образовании; копии документов о награждении; медицинское заключение установленной формы; копии документов о назначении лица на муниципальную должность муниципальной службы, об освобождении лица от занимаемой должности, а также о переводе на другую должность; документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну; данные об ознакомлении лица, замещающего муниципальную должность муниципальной службы, с документами его личного дела; аттестационный лист муниципального служащего муниципального образования, прошедшего аттестацию, и отзыв на него; копии распоряжений о присвоении лицу классного чина; копии распоряжений о поощрении муниципального служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены; лист учета предоставления отпусков.

Все поступающие в личное дело документы располагаются в хронологическом порядке.

В личное дело не включаются документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения (справки с места жительства, о жилищных условиях, дубликаты и черновики документов).

8.2.5. Лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах календарного года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

8.2.6. Предложения, заявления и жалобы граждан формируются в алфавитном порядке.

Формированием дел в Собрании депутатов, администрации занимаются специалисты, ответственные за организацию работы данных органов местного самоуправления и ведения делопроизводства. Контроль за правильным формированием дел в Собрании депутатов, администрации осуществляет специалист, ответственный за ведение делопроизводства в администрации городского поселения.

8.3. Экспертиза ценности документов

8.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.

8.3.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.

8.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Собрании депутатов, администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается главой администрации.

Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об этой комиссии.

8.3.4. Отбор документов на постоянное хранение проводится на основании "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000) и номенклатуры дел путем полистного просмотра документов. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Черновики, копии документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное и научное значение.

Дела с отметкой "ЭК", "ЭПК" также подвергаются полистному просмотру с целью определения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭК", "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию.

Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

8.3.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Акты рассматриваются экспертной комиссией Собрания депутатов, администрации, подписываются ответственным за делопроизводство и архив, утверждаются главой администрации.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению, составление акта о выделении их к уничтожению и уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭПМК при архивном управлении правительства области.

8.3.6. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

8.4. Оформление дел

8.4.1. Дела Собрания депутатов, администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает комплекс работ по брошюровке, нумерации листов, составлению заверительной надписи и описанию дела на обложке. Оформление дел проводится соответствующими сотрудниками администрации при методической помощи и под контролем муниципального архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшив дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление внутренней описи документов дела; оформление реквизитов обложки.

8.4.2. Обложка дела постоянного хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

На обложке дела указываются следующие реквизиты: наименование Собрания депутатов, администрации; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Собрания депутатов, администрации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК при архивном управлении правительства Еврейской автономной области; дата дела - указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (день месяца, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом дата оформляется словесно - цифровым способом.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива Еврейской автономной области, в который будут передаваться дела по истечении временного срока хранения из муниципального архива.

8.4.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом. Нумеровать цветными карандашами и чернилами не допускается.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

8.4.4. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

8.4.5. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

8.4.6. Для учета документов определенных категорий постоянного и долговременного сроков хранения (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже подшито, то внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

8.4.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшиву металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

8.4.8. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительной надписи не составлять.

8.5. Составление описей дел

8.5.1. На завершенные дела постоянного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи. Методическую помощь в проведении этой работы оказывает муниципальный архив.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения и по личному составу.

На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.

8.5.2. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Годовой раздел описи дел постоянного хранения, предназначенных для передачи в муниципальный архив, подлежит утверждению ЭПМК при архивном управлении правительства области через два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего делопроизводства (приложение № 15).

8.5.3. Описи дел по личному составу составляются по такому же принципу и подлежат согласованию с ЭПМК при архивном управлении правительства области.

8.5.4. Дела включаются в опись в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи - валовый. Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.5.5. Опись дел составляется в 4-х экземплярах, подписывается составителем и ответственным за делопроизводство и архив, утверждается руководителем, согласовывается ЭК и направляется на утверждение ЭПМК при архивном управлении правительства области.

8.6. Хранение документов и дел

8.6.1. С момента заведения и до передачи в муниципальный архив дела находятся в рабочих комнатах работников Собрания депутатов, администрации или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Глава администрации и специалист, отвечающий за делопроизводство и архив, обязаны обеспечить сохранность документов и дел.

8.6.2. Изъятие или выдача каких - либо документов из дел постоянного хранения и их уничтожение запрещается. Снятие копий и производство выписок из документов осуществляется с разрешения главы администрации.

8.7. Передача документов на хранение в муниципальный архив

8.7.1. По истечении временных сроков хранения документы Собрания депутатов, администрации в упорядоченном состоянии подлежат передаче на постоянное хранение в муниципальный архив. Их передача производится только по описям дел.

8.7.2. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств администрации сельского поселения (п.2 ст.23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (в редакции от 11.02.2013).

8.7.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в муниципальный архив не подлежат. Они хранятся в администрации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

8.7.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному муниципальным архивом, согласованному с главой администрации городского поселения.

8.7.5. Дела в муниципальный архив доставляются сотрудниками (ответственными за делопроизводство и архив) администрации городского поселения, увязанными в связки.

8.7.6. Прием каждого дела производится руководителем муниципального архива в присутствии работника (ответственного за делопроизводство и архив) администрации городского поселения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи заведующего муниципальным архивом и лица, передавшего дела.

8.7.7. При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченным состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления (п.5 ст.23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"(в редакции от 11.02.2013).).

8.7.8. При ликвидации органов местного самоуправления включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий муниципальный архив (п.8 ст.23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (в редакции от 11.02.2013).