УТВЕРЖДЕНО
постановлением администрации
городского поселения
от 10.03.2015№ 31
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке обращения со сведениями конфиденциального характера в администрации муниципального образования «Известковское городское поселение»
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение разработано на основании Указа Президента Российской Федерации от 06.03.97 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характер».
1.2. Настоящее Положение предназначено для муниципальных служащих - работников администрации, выполнение должностных обязанностей которых связано с использованием сведений конфиденциального характера.
1.3. Настоящее Положение является обязательным для выполнения и определяет общий порядок обращения со сведениями конфиденциального характера, предоставленными в виде фото-, кино-, видео-, аудиопленок, машинных (магнитных, лазерных, оптических и других) носителей информации, а также документированной информации (далее по тексту –документы).
1.4. На документах конфиденциального характера проставляется пометка «Для служебного пользования».
1.5. Необходимость проставления на документе пометки «Для служебного пользования» определяется его исполнителем и подтверждается должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, а именно:
- главой администрации городского поселения,
- заместителем главы администрации.
1.6. Снять с документа пометку «Для служебного пользования» имеет право должностное лицо, утвердившее решение исполнителя (подписавшее или утвердившее документ) о проставлении пометки «Для служебного пользования» согласно пункту 1.5. настоящего Положения.
1.7. Должностное лицо, принявшее решение о проставлении на документе пометки «Для служебного пользования», несет персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение требований настоящего Положения.
1.8. Сведения, указанные в документе с пометкой «Для служебного пользования», без разрешения или резолюции должностного лица (согласно пункту 1.5 настоящего Положения) разглашению или размножению не подлежат.
1.9. О нарушениях требований настоящего Положения муниципальные служащие обязаны сообщать своему непосредственному начальнику.
2. Порядок оформления и учета документов с пометкой «Для служебного пользования»
2.1. Прием и учет (регистрация) документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется работником организационно-правового отдела администрации.
При смене работника, ответственного за учет документов, машинных носителей с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-передачи этих документов.
2.2. Документы с пометкой «Для служебного пользования» учитываются отдельно от открытой документации.
2.3. Документы с пометкой «Для служебного пользования» передаются работником, ответственным за прием и учет таких документов, другому работнику под расписку согласно типовой форме учета выдачи документов с пометкой «Для служебного пользования» (приложение 1) или посредством других стандартных учетных форм делопроизводства. Работнику запрещается непосредственно передавать документы с пометкой «Для служебного пользования» другому работнику.
2.4. Документы с пометкой «Для служебного пользования» во время работы располагаются так, чтобы исключить возможность ознакомления с ними других лиц, не имеющих к ним прямого отношения.
2.5. Документы с пометкой «Для служебного пользования» должны храниться в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц.
2.6. Документы с пометкой «Для служебного пользования» копируются (размножаются) только с письменного разрешения главы администрации и заместителя главы администрации. Типовая форма бланка - заказа на копирование (размножение) документов с пометкой «Для служебного пользования» приведена в приложении 2 к настоящему Положению. Бланк - заказ оформляется в двух экземплярах: один хранится у работника, осуществляющего учет и хранение документов с пометкой «Для служебного пользования», другой - у работника, отвечающего за использование множительной техники (производящего собственно размножение документов).
Копирование (размножение) документов с пометкой «Для служебного пользования» для сторонних организаций производится только при наличии от них обоснованного (мотивированного) письма, регистрационный номер которого указывается в бланке - заказе в соответствующей графе. Копия письма прилагается к бланку – заказу.
2.7. Документы, содержащие сведения конфиденциального характера, разрешается обрабатывать на объектах вычислительной техники, предназначенных для обработки информации ограниченного доступа, удовлетворяющих требованиям нормативно-методических документов по защите информации.
2.8. Отпечатанный документ, содержащий сведения конфиденциального характера, должен отвечать следующим требованиям:
- первая страница основного документа и первая страница каждого из его приложений должна иметь в правом верхнем углу пометку «Для служебного пользования», а под ним номер экземпляра;
- при наличии приложений к основному документу после собственно текста основного документа должны быть указаны:
номер приложения, его наименование, номера прилагаемых экземпляров и количество листов в них;
- на обороте последнего листа каждого экземпляра основного документа и обороте последнего листа каждого экземпляра каждого из его приложений (между центром, и нижней частью листа, ближе к левому краю) указываются по порядку в каждой отдельной строке:
количество отпечатанных экземпляров;
адрес рассылки каждого экземпляра;
фамилия исполнителя, фамилия работника, отпечатавшего документ;
номер телефона исполнителя;
дата печатания документа.
Примечание. Если есть необходимость в размножении документа с пометкой «Для служебного пользования» в соответствии с правилами пункта
2.6 настоящего Положения, то на полученной копии документа на обороте последнего листа документа (его приложений) производится запись его исполнителем (заказчиком на размножение) от руки следующего содержания: «Дополнительно размножен экз. № ___, подпись».
При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа и подписывается исполнителем этого документа.
Примеры по первой страницы и оборота последнего листа документов (приложений) с пометкой «Для служебного пользования», приведены в приложении 3 к настоящему Положению.
2.9. Отпечатанные и подписанные (утвержденные) документы, оформленные в соответствии с пунктом 2.8 настоящего Положения, вместе с черновиками (если таковые имеются) передаются для учета работнику, ответственному за учет документов с пометкой «Для служебного пользования». Черновики (если таковые имеются) уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в стандартных формах учета открытых документов, например в поле «Примечание».
2.10. Документы с пометкой «Для служебного пользования» пересылаются сторонним организациям фельдъегерской или специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также могут доставляться нарочным с отражением факта доставки (передачи) на обороте последнего листа основного документа экземпляра - исполнителя или с отметкой в реестре (списке рассылки) согласно стандартным формам учетной документации делопроизводства.
2.11. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел делопроизводства. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими открытыми документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка «Для служебного пользования».
2.12. Уничтожение дел или документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение, производится по акту стандартных учетных форм делопроизводства. В учетных формах об этом делается пометка со ссылкой на соответствующий акт.
2.13. При снятии с документа пометки «Для служебного пользования» в стандартных учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым этот документ направлялся.
2.14. Порядок рассылки, уничтожения, передачи, проверки наличия машинных носителей информации, проведения расследований по фактам утраты машинных носителей информации, снятия пометки «Для служебного пользования» с машинных носителей информации и т. д. является таким же, как и для документов конфиденциального характера.
3. Контролирование учета документов с пометкой «Для служебного пользования»
3.1. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми распоряжением главы администрации муниципального района. Результаты проверки оформляются актом.
3.2. О фактах утраты документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» работник администрации ставит в известность своего непосредственного начальника.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в стандартных учетных формах несекретного делопроизводства.
Приложение 1
к положению о порядке обращения со
сведениями конфиденциального
характера в администрации муниципального образования «Известковское городское поселение»
Типовая форма учета выдачи документов с пометкой «Для служебного пользования»
Дата выдачи
|
Кому выдан (Ф.И.О.,
должность)
|
Наименование документа, его дата и номер
|
Подпись получившего документ
|
Отметка
о возврате документа
|
|
|
|
|
|
Приложение 2
к положению о порядке обращения со
сведениями конфиденциального
характера в администрации муниципального образования «Известковского городского поселения»
Ф.И.О. оператора, проводящего копирование документа, ___________________